Le respect de votre vie privée est très important pour Lapointe Rosenstein Marchand Melançon S.E.N.C.R.L. et les membres du cabinet (ci-après « LRMM » ou « Nous »).
Cette déclaration de confidentialité vous informe de nos pratiques quant à la collecte, l’utilisation et la divulgation des Renseignements personnels que vous fournissez à LRMM
(« Déclaration de confidentialité »).
1. Responsabilité
« Le Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats », le Barreau du Québec et d’autres organismes qui réglementent la profession juridique nous obligent à collecter certaines informations pour l’identification des clients, l’ouverture de dossiers ou lorsque nos services sont retenus dans le cadre de l’utilisation de comptes en fidéicommis. Ces règles stipulent que chaque avocat exerçant au Québec doit identifier son client pour chaque nouveau dossier. De plus, l’avocat devra, dans certaines circonstances spécifiques, vérifier l’identité de son client. Ces règles s’appliquent même aux clients avec lesquels l’avocat entretient une relation d’affaires depuis de nombreuses années.
Par conséquent, lors de l’ouverture d’un nouveau compte client pour une société ou une organisation, nous devons recueillir de l’information sur cette entité, y compris sa dénomination sociale, ses coordonnées, son certificat de constitution ou son numéro d’identification et le lieu de délivrance d’un tel certificat, ainsi que la nature générale des activités de la société ou de l’organisation qui n’est pas une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti. Nous devons également obtenir le nom, le poste, l’adresse électronique, l’adresse et le numéro de téléphone des personnes autorisées à donner des instructions relatives au mandat ou au contrat de service. Lors de l’ouverture d’un compte client pour un individu, nous devons obtenir les coordonnées et l’occupation de l’individu.
Dans certaines circonstances précises, le règlement nous impose également de vérifier l’identité des clients et de certaines parties tierces lorsqu’ils sont impliqués dans des opérations financières, telles que la réception, le paiement ou le virement de fonds, ou si l’avocat donne des directives à l’égard de telles activités effectuées autrement que par un transfert électronique de fonds. Certaines exceptions limitent davantage le champ d’application de cette obligation.
En vertu de ce règlement, nous devons prendre tous les moyens raisonnables pour vérifier l’identité d’un client, en nous appuyant sur des documents, des données ou des renseignements provenant d’une source indépendante fiable. Nous devons obtenir une copie de ces informations, laquelle sera conservée dans notre dossier sous format papier ou numérique, à condition que des copies puissent être réalisées facilement et à tout moment. Lorsqu’il s’agit d’une personne physique, les documents, données ou renseignements que nous devons obtenir d’une source fiable et indépendante pour nos dossiers sont une copie du passeport, du permis de conduire ou de la carte d’assurance maladie.
2. Quels Renseignements personnels collectons-nous ?
Aux fins de cette Déclaration de confidentialité, « Renseignements personnels » signifie toute information fournie à ou collectée par LRMM qui identifie, directement ou indirectement (obtenue par déduction ou déterminée à partir des informations), un individu, tel que défini de temps à autre dans la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Cette Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les formes d’enregistrement (que ce soit en version électronique ou papier).
LRMM collecte des Renseignements personnels, y compris votre nom complet, votre date de naissance, vos coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone), votre titre de fonction, vos informations financières et bancaires, si vous vous êtes abonné ou désabonné de l’une de nos listes de diffusion, ou si vous avez accepté l’une de nos invitations, les informations et statistiques se rapportant à vos visites sur notre site Web et les cookies de suivi se rapportant à l’utilisation de notre site Web, d’autres informations d’identification et de vérification, telles que des copies de votre passeport et de votre permis de conduire, les informations collectées en relation avec les mandats qui nous sont confiés et les services que nous fournissons et tout autre Renseignement personnel que vous choisissez volontairement de nous fournir, ainsi que les données liées au recrutement, notamment le contenu des CV que nous recevons.
3. Quand collectons-nous et comment utilisons-nous les Renseignements personnels?
LRMM nécessite certains Renseignements personnels pour accepter un mandat et fournir ses services. LRMM collecte des Renseignements personnels directement auprès des individus lors des interactions, y compris :
- dans le cadre de la prestation de services juridiques aux clients ;
- lorsque les individus s’inscrivent à des séminaires, formations ou bulletins d’information;
- lorsque les individus postulent à des fins de recrutement.
LRMM peut également collecter des Renseignements personnels à partir de sources publiques (par exemple, son site Web, les réseaux sociaux ou les agences gouvernementales) ou de tierces parties (par exemple, les clients auxquels nous fournissons des services juridiques, les organismes de réglementation, les agences de recrutement, les agences de crédit et autres prestataires de services).
LRMM collecte, utilise et divulgue des Renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir efficacement des services juridiques professionnels, établir et maintenir des relations de travail, et remplir nos obligations légales et éthiques. Notamment pour la compréhension des besoins des clients, la communication efficace, la gestion des dossiers et le respect des réglementations en matière de protection des renseignements personnels. LRMM n’utilise et ne divulgue les Renseignements personnels de ses clients qu’avec leur consentement, sauf dans les cas non requis par la loi. Si d’autres raisons justifient la collecte de Renseignements personnels, les clients seront informés à l’avance et leur consentement sera obtenu au besoin.
4. Où sont conservés vos Renseignements personnels ?
Vos Renseignements personnels sont stockés dans des emplacements sécurisés et sur des serveurs contrôlés par LRMM, situés soit dans nos bureaux dans la province de Québec, soit dans les bureaux de nos prestataires de services, qui peuvent être situés en dehors de la province de Québec, mais à l’intérieur du Canada, selon le cas. Nous vous référons à la section 7 pour plus d’informations sur la manière dont les Renseignements personnels en dehors du Québec sont traités.
Nous conservons également des dossiers papier contenant des informations personnelles dans nos bureaux situés dans la province de Québec.
En aucun cas, LRMM ne vendra les Renseignements personnels qu’elle obtient.
5. Consentement
LRMM s’assure de faire connaitre à ses clients, au moyen du présent énoncé, de sa Déclaration de confidentialité, de son site Web ou de ses membres du cabinet, les fins pour lesquelles les Renseignements personnels sont collectés, utilisés et divulgués. En fournissant vos Renseignements personnels à LRMM, vous nous autorisez à collecter, utiliser, divulguer et conserver ces Renseignements personnels conformément à la présente Déclaration de confidentialité et tel qu’autorisé ou requis par la loi. Si vous n’êtes pas d’accord avec les termes de cette Déclaration de confidentialité, ne nous fournissez aucun Renseignement personnel.
En remplissant notre formulaire d’inscription à nos publications, vous consentez à recevoir par courriel nos publications, bulletins d’information et invitations à des conférences ou autres activités organisées par LRMM. Sur demande, nous cesserons de vous faire parvenir de l’information à des fins de marketing. Pour ce faire, suivez simplement les instructions de désabonnement fournies au bas de chaque message que nous vous envoyons ou communiquez par courriel à notre département marketing à l’adresse électronique suivante : Communications@lrmm.com
En tout temps, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation (sauf dans le cas des exceptions prévues par les lois applicables) ou à la conservation de vos Renseignements personnels en contactant notre Responsable de la protection de la vie privée conformément à la section 13. Nous nous réservons le droit de refuser certaines demandes, et ce, en conformité avec les lois applicables. Veuillez noter que le retrait de votre consentement peut nous obliger à cesser de vous représenter et peut nous empêcher de vous fournir les services et les conseils juridiques dont vous avez besoin.
Veuillez noter que dans certaines circonstances particulières, nous pouvons vous envoyer des messages, électroniques ou autres, en conformité avec les exceptions prévues à la loi.
6. Cookies
En général, vous pouvez utiliser notre site Web sans nous fournir aucun Renseignement personnel. Si vous êtes l’un de nos visiteurs anonymes, veuillez garder à l’esprit que nous pouvons toujours enregistrer certaines informations analytiques tel qu’indiqué dans la présente section.
LRMM peut utiliser des cookies, des balises web/pixels invisibles, des fichiers journaux et d’autres technologies pour collecter certaines informations sur les visiteurs de notre site Web, et les destinataires de nos bulletins d’information, invitations et autres communications. Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons collecter des informations sur votre visite, y compris votre adresse IP, votre région géographique (déterminée à partir de l’adresse IP), le parcours de navigation sur notre site Web, la date et l’heure de votre visite, des informations sur votre appareil et votre réseau telles que le navigateur que vous utilisez et sa configuration, votre vitesse de connexion, les pages que vous consultez ou recherchez sur notre site Web, les liens sur lesquels vous cliquez, ce que vous téléchargez, les délais de réponse de nos pages Web, toute erreur de téléchargement ou autre, la durée de votre visite, et si les courriels que nous envoyons sont ouverts. LRMM peut utiliser ces informations pour améliorer la fonctionnalité de notre site Web, pour personnaliser ou améliorer le contenu que nous pouvons vous envoyer ou vous montrer, et à des fins d’analyse pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web, nos messages et les informations que nous fournissons.
Les cookies suivent votre visite sur notre site Web, et nous les utilisons uniquement pour mieux personnaliser votre visite et identifier vos pages préférées. Vous pouvez refuser les cookies en modifiant les paramètres d’acceptation dans votre navigateur internet. Cependant, le rejet des cookies peut affecter votre expérience utilisateur ou limiter votre utilisation de certaines fonctionnalités du site Web, réduisant ainsi votre accès à certaines options.
7. Fournisseurs de services et parties tierces
LRMM peut, lorsque cela est nécessaire, partager certains Renseignements personnels avec des entités liées et des fournisseurs de services indépendants (parties tierces) de confiance dans le cadre de la prestation de services en notre nom, y compris le traitement des Renseignements personnels et pour des services technologiques. Dans un tel cas, LRMM s’assure qu’il existe un accord écrit avec le fournisseur de services concernant le traitement des Renseignements personnels communiqués, qui précise l’exigence que le fournisseur de services prenne des mesures appropriées pour protéger la confidentialité de ces renseignements personnels et qu’ils seront utilisés uniquement dans le cadre et pour l’exécution du mandat, conformément à cette Déclaration de confidentialité et à toute autre obligation de confidentialité applicable.
De temps à autre, LRMM peut également divulguer de manière confidentielle vos Renseignements personnels aux parties suivantes : un organisme ou une société retenue par LRMM pour évaluer votre solvabilité ou recouvrer des dettes en souffrance sur un compte, un organisme de réglementation ou une société liée aux obligations professionnelles de LRMM et à la pratique du droit, ou à toute autre fin permise ou requise par la loi applicable. De plus, LRMM peut partager vos Renseignements personnels avec ses conseillers professionnels (juridiques, financiers, commerciaux, bancaires, d’assurance, de courtage d’assurance et d’audit), selon les besoins.
Certains de ces fournisseurs de services peuvent opérer à l’extérieur de la province de Québec. Lorsque LRMM divulgue des Renseignements personnels à l’extérieur de la province de Québec ou du Canada, LRMM s’assure que ces derniers sont traités de manière sécurisée et conformément à cette Déclaration de confidentialité, et qu’il existe un accord écrit avec la partie tierce concernant le traitement des Renseignements personnels communiqués par LRMM. De plus, avant de divulguer vos Renseignements personnels à l’extérieur de la province du Québec, LRMM effectue toujours une évaluation des impacts sur la vie privée pour évaluer, entre autres, les risques inhérents à une telle divulgation et le régime juridique applicable dans la juridiction où vos Renseignements personnels seraient communiqués.
8. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation de vos Renseignements personnels
LRMM limite l’utilisation et la communication des Renseignements personnels de ses clients aux seules fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité. LRMM a mis en place des procédures pour la conservation et la destruction sécuritaire des Renseignements personnels sous sa gestion. LRMM ne conserve les Renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire aux fins précitées. Nous nous réservons le droit de fermer les dossiers complétés et les comptes inactifs. Lorsqu’un dossier est complété ou qu’un compte est fermé, les Renseignements personnels relatifs à ce dossier ou compte sont archivés pour des fins de vérification et seront détruits une fois qu’ils ne servent plus aux fins pour lesquels ils ont été collectés ainsi qu’en conformité avec nos règlements professionnels et autres lois applicables.
9. Exactitude
LRMM demande à ses clients de mettre à jour ou d’apporter toute correction nécessaire à leurs Renseignements personnels en nous informant dès que possible de toute modification pertinente. Soyez avisé que nous n’effectuons pas de mise à jour systématique des Renseignements personnels de nos clients, à moins que cela ne soit nécessaire aux fins précitées.
Les messages électroniques de marketing envoyés par LRMM vous donneront l’opportunité de mettre à jour vos coordonnées et vos préférences de liste de diffusion ou de vous désabonner de nos listes de diffusion.
10. Mesures de sécurité
Considérant l’importance de la protection de la vie privée, LRMM a mis en place des mesures de sécurité correspondant au degré de sensibilité des Renseignements personnels en notre possession. LRMM maintient un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et aux endroits où les Renseignements personnels sont conservés. Nous limitons l’accès à vos Renseignements personnels aux membres de notre cabinet et aux collaborateurs qui nécessitent cet accès pour accomplir leurs fonctions. Pour protéger les Renseignements personnels sur support électronique contre les pertes, les vols, les intrusions non désirées, les emplois abusifs, les modifications non autorisées et les attaques malveillantes, nous employons des moyens techniques et technologiques, y compris des mots de passe, des murs pare-feu, des logiciels antivirus et autres logiciels de protection, de même que par le chiffrement de certaines données. LRMM s’assure d’héberge ses serveurs dans des environnements sécurisés, et des spécialistes gèrent notre infrastructure informatique pour veiller à la protection des données.
11. Accessibilité
Toute personne qui en fait la demande a le droit d’être informée de l’existence des Renseignements personnels qui la concerne. En tant que personne concernée qui en fait la demande, vous avez également le droit de consulter les renseignements que LRMM détient à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions prévues par la législation applicable. Vous pouvez également contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations et demander à LRMM de les modifier de manière appropriée et dans les meilleurs délais, après avoir démontré que ces renseignements sont inexacts ou incomplets.
Pour exercer vos droits relatifs aux Renseignements personnels, veuillez soumettre une demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels conformément à la section 13. Dans cette demande, vous devez fournir suffisamment d’informations pour nous permettre de vous identifier clairement et de vous informer de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation des Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
LRMM s’efforcera de vous fournir un accès en temps opportun à vos Renseignements personnels. Toutefois, LRMM peut vous demander de dûment vérifier votre identité avant de vous répondre. De plus, il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons vous y donner accès. Par exemple, LRMM ne vous accordera pas l’accès si cela implique la divulgation des Renseignements personnels d’une autre personne et que cette dernière refuse de donner son consentement à la divulgation, ou si les Renseignements personnels sont soumis à un privilège ou à d’autres restrictions légales. Dans de tels cas, nous vous aviserons de la raison pour laquelle il ne nous est pas possible de donner suite à l’accès à vos Renseignements personnels.
12. Mises à jour de la Déclaration de confidentialité
LRMM se réserve le droit de modifier en tout temps le présent énoncé et sa Déclaration de confidentialité, en conformité avec les lois en vigueur. Vous pouvez vérifier la date de la plus récente modification en vous référant au bas de la présente Déclaration de confidentialité.
Si vous continuez à fournir des Renseignements personnels à LRMM ou d’utiliser son site Web, après la publication des modifications apportées à cette Déclaration de confidentialité, vous consentez explicitement aux modifications de la Déclaration de confidentialité.
Veuillez noter que la version française de cet énoncé et de notre Déclaration de confidentialité est la version officielle, et qu’elle prime sur la version traduite en anglais.
13. Pour nous joindre
LRMM s’assure de rendre sa Déclaration de confidentialité facilement accessible via son site Web, ses communications écrites et son personnel. Si vous avez des questions ou des commentaires, des plaintes ou si vous souhaitez nous informer de vos préférences concernant vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous :
Responsable de la protection des renseignements personnels
prp@lrmm.com
1 Place Ville Marie, suite 1300
Montréal, QC H3B 0E6
Nous répondrons à votre demande écrite dans les trente (30) jours suivant sa réception.